Quais São as Funções de um Departamento de Compras em uma Empresa?

Quais São as Funções de um Departamento de Compras em uma Empresa?

A maioria das grandes empresas tem um departamento de compras interno ou adotam a estratégia de terceirizar esta atividade para empresas especializadas como a TerNet.

Esse departamento oferece um serviço essencial em indústrias, empresas de varejo, saúde e diversos outros segmentos. Ainda que seja um departamento conhecido, existem aqueles que trabalhem na própria empresa mas ainda não sabem o que realmente o departamento de compras faz, por que existe ou qual finalidade serve. Para entender melhor o papel deste departamento, considere algumas funções que ele executa:

Fornecer Suprimentos

Um dos principais papéis do departamento de compras é a listagem de suprimentos necessários para não interromper uma operação e comprá-los em tempo hábil. Os departamentos de compras podem usar listas de distribuidores ou recorrer diretamente aos fornecedores diretos. Os itens vão desde insumos básicos como papel e cartuchos de impressão, como itens de máxima urgência como equipamentos cirúrgicos ou medicamentos controlados.

Cotação / Licitação

Para quaisquer itens necessários seja em grandes quantidades, ou unidades de itens específicos, os departamentos de compras costumam pesquisar as melhores ofertas antes de escolher um fornecedor.

O departamento será então responsável por todos os aspectos do processo de licitação.

Por exemplo, quando o departamento de compras de um hospital necessita de um produto, a equipe de operação publica uma lista de compras (público), escreve instruções detalhadas sobre o processo da licitação, aceita as empresas na lista aprovada de licitantes (fornecedores homologados), e lida com a segurança da oferta. Para finalizar o processo, os gestores responsáveis pelas compras analisam os lances publicados e fazem as recomendações sobre quais dos lances serão aceitos. A atividade de gestão, geralmente fica de posse do Hospital, porém, também já existem empresas que terceirizam esta etapa da operação.

Na TerNet nós oferecemos um sistema de licitação que automatiza este processo, conheça aqui.

Gestão de Estoque

Na sua maioria, os departamentos de compras já adotam as boas práticas de não fazer estoque. Como o próprio jargão diz: “Estoque parado é dinheiro perdido”. É de conhecimento público que para aumentar a eficiência das equipes de compras uma das principais atividades é o estudo de estoque para que as compras sejam feitas das formas mais inteligentes possíveis. Logo, esta é uma atividade estratégica que não pode faltar à gestão de qualquer empresa que queira economizar na compra de produtos, dos quais a manutenção do negócio dependa. Por este motivo, a terceirização do departamento de compras passa a ser interessante, pois uma equipe especializada e que já adota a gestão de estoque como parte de suas atividades de rotina tem toda as ferramentas para garantir melhores resultados ao final do processo.

Na TerNet oferecemos esta terceirização como Central de Compras.

Gestão de Fornecedores

Além de encontrar suprimentos e negociar contratos, os departamentos de compras também são responsáveis pelo monitoramento do desempenho do fornecedor. Os departamentos de compras devem avaliar o desempenho e o controle de qualidade do fornecedor. Isso pode incluir o monitoramento dos prazos de entrega, qualidade, custo e facilidade de pagamento. Para fornecedores de outros países, isso também pode significar monitorar as condições de trabalho e os direitos dos trabalhadores. As grandes empresas e as organizações públicas geralmente homologam os fornecedores, uma vez que eles estão sujeitos a metas de desempenho. Isso pode envolver um programa de treinamento e educação e inspeção detalhada dos fornecedores.

Controle de custo

Os departamentos de compras, especialmente em agências governamentais, também podem ser responsáveis pela manutenção de um rigoroso controle de custos. Para obter o melhor preço, os departamentos de compras precisam garantir que os fornecedores obtenham um custo menor dos distribuidores e fabricantes. Isto pode ser feito aumentando o tamanho da entrega, pagando no tempo, pedindo em linha e certificando-se que fornecedores usam as melhores práticas.

 


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